Slovo „time management“ znamená efektivní řízení svého času. Základním předpokladem je fakt, že všichni máme v podstatě času stejně, ale někteří lidé toho stihnou více a ještě navíc nejsou vyčerpaní a někteří toho stihnou méně a vyčerpaní jsou. Důležitou úlohu v této situaci hraje umění efektivního plánování času a pevná vůle.
Naučit se plánovat efektivně svůj čas patří do oblasti tzv. měkkých dovedností, které se člověk může v průběhu života naučit. Když si zvládneme dobře rozvrhnout svůj den, tak dokážeme využívat i skrytých a často zbytečně vyplýtvaných časových rezerva získáme více času k odpočinku a na rozvoj dalších dovedností.
Naše cíle
Cíle jsou velmi důležité. Pokud nejsou stanoveny, člověk často postrádá motivaci cokoli dělat. Z hlediska time managementu, pokud nejsou stanoveny cíle, nelze dělat žádné plány či postupy. Jedinec vlastně ani neví, čeho chce dosáhnout, takže si ani nedokáže vychutnat případný úspěch, protože nepozná, že to je úspěch. Na druhou stranu zase neprožije frustraci z neúspěchu. Většinou však tito lidé prožívají také frustraci – frustraci z nudy. Bez cílů člověk ztrácí motivaci, jeho případné snažení mu může připadat nesmyslné.
Je dobré, si ujasnit cíle v základních oblastech svého života. Tyto cíle budeme nazývat dlouhodobými. Těmito oblastmi bývají: práce – peníze, vztahy, zdraví a osobní rozvoj. Tyto oblasti jsou definovány různými autory odlišně. Z mých osobních životních zkušeností a ze zkušeností, které jsem načerpala s klienty v terapiích, s nimi souhlasím. Pro spokojený život je dobré udržovat rovnováhu mezi všemi oblastmi života. Dlouhodobě se to však daří jen málokomu.
Dále je vhodné si definovat cíle nebo spíše úkoly na každý den, týden či měsíc. Toto jsou krátkodobé cíle a neměly by být v zásadním rozporu s cíli dlouhodobými. Jinak se může stát, že svůj čas a energii ztratíme na něčem, co není důležité a na věci na kterých nám záleží, už čas ani energie nezbyde.
Cíle by měly být dosažitelné a měřitelné, aby člověka bavilo na nich pracovat a mohl mít radost z úspěchu. Je výhodné formulovat je pozitivně.
Také je nutné rozlišovat mezi přáním a cílem. Přání je důležité přeformulovat na cíle. Konkrétně tedy stanovit kroky, které jsou potřeba k jejich naplnění. Příkladem může být přání „chtěla bych být psycholožkou“ a cíl by poté mohl být „udělat zkoušky“ a „napsat diplomku“.
Napsaný cíl je snadněji splnitelný, než ten, který nosíme v hlavě. Velmi pomáhá, pokud si seznam cílů vyvěsíme na nějaké viditelné místo.Dokážeme se potom na cíle lépe soustředit. Jednotlivé cíle je potom třeba rozpracovat do konkrétních úkolů a termínů.
Naše priority
Každému úkolu, který chceme vykonat, je vhodné přiřadit prioritu, kterou zastává ve vztahu k cíli. Priority se dělí na důležité, nedůležité, naléhavé a nenaléhavé.
| A důležité a naléhavé |
B důležité a nenaléhavé |
| C nedůležité a naléhavé |
D nedůležité a nenaléhavé |
- Priorita A – označuje záležitosti, které je potřeba vyřídit co nejdříve (pokud možno ještě dnes).
- Priorita B – záležitosti, které sice nemusejí být vykonány dnes, ale jsou důležité pro dosažení cílů, tyto úkoly bývají často odsunovány, avšak jejich včasným vyřízením nevzniknou úkoly typu A. Je dobré každý den pracovat na alespoň jednom úkolu s prioritou B.
- Priorita C – tyto úkoly jsou sice nutné, ale nejsou důležité pro dosažení cílů, proto je nejlépe delegovat nebo odmítnout. Pokud je člověk splnit musí, neměl by jim věnovat příliš mnoho času.
- Priorita D – těmto záležitostem se nemá smysl příliš věnovat, i přesto, že mohou být zábavnější než úkoly s vyšší prioritou. Nevedou však k cílům.
Naše plány
Prostřednictvím krátkodobých cílů, víme, co budeme dělat dnes. Dlouhodobé cíle nám zase udávají směr. Důležité také je sladit krátkodobé cíle s dlouhodobými.
V rámci plánování času je vhodné dělat si roční, měsíční, týdenní a denní plány. Také si můžeme nastínit vývoj, kterého chceme dosáhnout po dobu například následujících pěti či deseti let. Takový plán poté obsahuje vize a přání, kterých by se člověk chtěl dosáhnout.
Na základě cílů a vizí děláme předběžný roční plán.
„Pokud chcete rozesmát boha, řekněte mu o svých plánech“ Woody Allan
V souladu s předchozím citátem, je ovšem tento plán potřeba každý měsíc vyhodnocovat a doplňovat na základě informací, které jsou momentálně k dispozici. Podobným způsobem děláme i týdenní a denní plán. U denního plánování se doporučuje plánovat si 60 % dne. Zbytek připadá na nečekané události, drobnou prokrastinaci a nejrůznější vyrušení.
Pro efektivnější plnění úkolů je dobré znát vlastní biorytmus a dělat nejobtížnější úkoly v nejvýkonnější fázi. V méně výkonných fázích se věnujte spíše oddechovým činnostem, jako např. telefonům s přáteli apod. Podle mého názoru je nedůležitější a nejtěžší nedovolit ostatním, aby mrhali vaším časem.
Paretovo pravidlo 80/20
Toto pravidlo je naprosto zásadní a pomáhá, pokud si ho včas uvědomíte, v boji s perfekcionalismem. Dá se aplikovat na většinu situací v životě.Znamená, že 20 % úsilí přináší 80 % výsledky, zbytek úsilí je spíše mrhání časem a energií. Uvedu zde krásný příklad ze života: Na podnikové párty sní většinou 20% účastníků 80% chlebíčků. Dalším příkladem může být, že 20 % naučeného klíčového učiva přináší 80 % úspěch u zkoušky. Toto pravidlo samozřejmě neplatí na 100%, ale přibližně ho použít lze.
Zbytečně ztracený čas
Člověk by se měl naučit rozpoznat své „zloděje času“ a pokusit se je co nejvíce eliminovat. Patří sem především nestanovené priority a cíle, žádné časové plány, neschopnost říci ne a dost, vyrušování jinými lidmi, odkládání apod. Pozor na čas strávený nesmyslným chatováním na sociálních sítích.
Další možnosti
Podobným způsobem, jakým se plánuje čas s přihlédnutím k životním cílům, lze naplánovat i nejrůznější akce a události. Například příprava a průběh společenských akcí, dovolená, zážitkový kurz apod. Vždy je potřeba stanovit cíle a priority a na základě nich udělat plány, podle kterých se bude řídit aktivita na určitém projektu. Existují různé nástroje, které slouží k efektivnímu plánování. Já nejvíce doporučuji „Myšlenkové mapy“.
Literatura:
Kolektiv autorů. (2012). Time management. Praha: Grada Publishing.